全职 文档管理员 工作, 薪水 up to SGD 3,500, Agensi Pekerjaan MBG Malaysia Sdn. Bhd. East 公司招聘中 - Ricebowl

职位摘要

我们正在寻找一位注重细节、条理清晰的文件管理员，负责管理和维护公司及项目文档的整个生命周期。成功候选人将负责根据既定程序，确保文档的正确注册、归档、版本控制、分发、检索和存档。

您将与内部部门、项目团队和其他利益相关者密切合作，确保最新批准的文档易于获取，文档记录准确且可追溯，并妥善控制机密信息。

拥有电子文档管理系统 (EDMS)、SAP 和/或 IDD 的经验将是加分项。

要求与技能

• 拥有工商管理、信息管理、文档管理或相关专业的文凭或学士学位。

• 在文件控制、文档管理或类似职位上拥有1-2 年的经验。

• 熟练使用Microsoft Word、Excel 和 Outlook。

• 熟悉电子文档管理系统 (EDMS) 和数字文档控制平台。

• 拥有SAP 和/或 IDD 的经验将是加分项。

• 具备强大的组织和时间管理能力，注重细节。

• 良好的沟通、协调和解决问题的能力。

• 在处理机密信息时，具备高度的诚信和判断力。

• 能够独立工作，并能与不同部门和利益相关者进行有效协调。

主要职责

• 根据文件控制程序，登记、跟踪和维护进出文件。

• 维护准确的文件登记册、归档系统、索引和文件检索记录。

• 管理文件修订和版本控制，确保只有最新批准的文件在流通。

• 系统地归档已失效、过时和历史文件。

• 检查文件的完整性、批准、签名以及是否符合公司程序。

• 准备和维护文件传输和分发记录。

• 将技术图纸、项目文件和其他受控信息分发给相关利益相关者。

• 更新和维护数字文件管理系统、数据库和文件登记册。

• 通过EDMS、SAP和/或IDD支持文件管理。

• 监控文件状态，并跟进相关部门的待提交、待审核和待批准事项。

• 确保机密和敏感文件得到妥善控制，并且仅授权人员可访问。

• 协助进行文件审计，并在需要时提供支持记录。

• 识别改进文件控制流程和整体效率的机会。

• 执行管理层分配的其他文件控制和行政职责。
  
  仅通知入围候选人参加面试。

• 带薪年假
• 病假和住院假