KERANI CMMS

TANGGUNGJAWAB DAN TUGAS UTAMA

A. Pengurusan CMMS / Helpdesk

1. Memantau, menerima dan mengemas kini aduan harian, permohonan kerja, service request dan aktiviti penyelenggaraan di dalam sistem CMMS.

2. Memastikan semua aduan atau permohonan baharu direkodkan dengan lengkap dan tepat, termasuk lokasi, butiran aduan, keutamaan kerja, tarikh, masa dan personel yang bertanggungjawab.

3. Mengemas kini status work order secara harian, termasuk status kerja dalam tindakan, telah siap, tertangguh, dibatalkan, aduan berulang dan isu yang masih belum selesai.

4. Membantu proses penutupan work order di dalam CMMS berdasarkan pengesahan kerja, service report, completion report, gambar bukti kerja dan maklum balas daripada Facility Executive, atau penyelia.

5. Memantau senarai work order yang masih tertunggak dan membuat susulan dengan pihak berkaitan bagi memastikan tindakan diambil dalam tempoh yang ditetapkan.

6. Memastikan semua data CMMS adalah tepat, lengkap dan dikemas kini setiap hari untuk tujuan pemantauan, pelaporan dan semakan pihak klien.

7. Membantu menjana laporan CMMS, ringkasan aduan, status work order dan laporan prestasi seperti yang diperlukan oleh Facility Executive atau pihak pengurusan.

8. Memaklumkan segera kepada Facility Executive sekiranya terdapat aduan kritikal, berulang, tertunggak atau memerlukan tindakan segera.

9. Menyimpan dan mengurus rekod berkaitan CMMS seperti laporan, gambar, dokumen sokongan, bukti penutupan kerja dan rekod semakan secara teratur.

B. Kemas Kini Operasi Harian

1. Menyediakan dan mengemas kini laporan operasi harian termasuk kehadiran tenaga kerja, kemajuan kerja, status aduan, kerja siap, isu tertunggak dan arahan khas.

2. Berhubung dengan penyelia, vendor dan pihak berkaitan bagi mendapatkan maklumat kerja harian yang tepat.

3. Mengumpul gambar kerja, bukti perkhidmatan, rekod kehadiran dan maklumat penyempurnaan kerja untuk tujuan pelaporan.

4. Memastikan semua kemas kini harian diserahkan kepada Facility Executive mengikut tempoh masa yang telah ditetapkan.

5. Membantu memantau kerja rutin, preventive maintenance, corrective maintenance dan kerja ad-hoc berdasarkan jadual yang diluluskan.

6. Merekod dan memantau aktiviti penting di tapak seperti pemeriksaan, audit, lawatan klien, mesyuarat, kerja khas dan aktiviti operasi lain.

7. Mengemas kini tracking sheet, dashboard, jadual kerja, senarai semak atau fail pemantauan seperti yang diarahkan.

C. Sokongan Pentadbiran kepada Facility Executive

1. Membantu Facility Executive menyediakan laporan, surat, memo, minit mesyuarat, jadual kerja, borang, checklist dan dokumen operasi lain.

2. Membantu penyediaan dokumen untuk penghantaran kepada klien, laporan dalaman, tuntutan bayaran, audit, mesyuarat dan semakan prestasi bulanan.

3. Menyusun dan mengumpul dokumen berkaitan PPM, corrective maintenance, housekeeping, pest control, aduan, pemeriksaan dan aktiviti tapak.

4. Mengurus sistem pemfailan dokumen secara fizikal dan digital bagi memastikan semua rekod mudah dicapai apabila diperlukan.

5. Membuat susulan terhadap dokumen tertunggak, tandatangan, kelulusan, service report, delivery order, work completion form dan dokumen sokongan lain.

6. Membantu Facility Executive berurusan dengan jabatan dalaman seperti Operasi, HR, Kewangan, Perolehan, QA, Keselamatan dan pihak Pengurusan apabila diperlukan.

7. Membantu menyediakan bahan pembentangan, ringkasan laporan, analisis data dan dokumen sokongan yang berkaitan.

D. Penyelarasan Aduan dan Komunikasi

1. Bertindak sebagai sokongan pentadbiran pertama bagi aduan, pertanyaan dan permohonan operasi yang diterima daripada klien, atau penyelia atau pasukan dalaman.

2. Merekod semua aduan dan permohonan dengan tepat serta memastikan perkara tersebut dimaklumkan kepada pihak yang bertanggungjawab untuk tindakan lanjut.

3. Membuat susulan status tindakan bersama pasukan berkaitan dan mengemas kini Facility Executive dari semasa ke semasa.

4. Memastikan semua komunikasi dilaksanakan secara profesional, jelas dan mempunyai rekod rujukan yang lengkap.

5. Membantu menyelaras arahan kerja antara Facility Executive, penyelia, vendor dan wakil klien.

6. Melaporkan segera sebarang isu mendesak atau belum selesai kepada Facility Executive.

7. Menjaga kerahsiaan dan profesionalisme dalam mengendalikan maklumat tapak, komunikasi klien dan urusan operasi.

E. Pelaporan dan Dokumentasi

1. Menyediakan, menyusun dan menghantar laporan harian, mingguan dan bulanan seperti yang diarahkan oleh Facility Executive atau pihak pengurusan.

2. Memastikan rekod aduan, work order, kehadiran pekerja, jadual PPM, service report, inspection report dan checklist operasi sentiasa dikemas kini.

3. Membantu menyediakan lampiran laporan bulanan, dokumen sokongan, gambar kerja dan bukti penyempurnaan kerja.

4. Memastikan semua laporan disediakan dengan tepat, jelas dan dihantar dalam tempoh masa yang ditetapkan.

5. Menyemak kelengkapan laporan sebelum dihantar, termasuk tarikh, lokasi, penerangan kerja, gambar, nama, tandatangan dan catatan berkaitan.

6. Membantu memantau status penghantaran laporan dan dokumen yang masih belum lengkap.

7. Memastikan semua rekod disimpan di dalam folder, drive atau sistem pemfailan yang telah ditetapkan.

F. Sokongan Operasi Tapak

1. Membantu Facility Executive dalam pemantauan operasi harian di tapak dan memastikan semua maklumat penting direkodkan dengan baik.

2. Menyokong penyelarasan kerja rutin, kerja ad-hoc, permintaan klien, pemeriksaan, audit dan tugasan khas.

3. Membantu menyediakan jadual kerja, susunan tenaga kerja, rekod perancangan kerja dan fail pemantauan operasi.

4. Berhubung dengan vendor atau subkontraktor berkaitan dokumen, kehadiran, service report, status kerja dan keperluan penghantaran laporan.

5. Membantu memantau rekod stok, bahan guna habis, material, peralatan dan aset operasi apabila diperlukan.

6. Memastikan semua aktiviti tapak direkodkan dengan lengkap untuk tujuan kawalan operasi, rujukan dalaman dan semakan pihak klien.

G. Kawalan Fail, Rekod dan Data

1. Mengurus sistem pemfailan yang teratur dan sentiasa dikemas kini bagi semua rekod operasi.

2. Memastikan dokumen dilabel, ditarikhkan, disimpan dan disusun dengan kemas bagi memudahkan carian semula.

3. Mengemas kini rekod induk, tracking sheet, senarai kontak, jadual, borang dan template yang digunakan di tapak.

4. Memastikan ketepatan data dalam laporan, kemas kini CMMS dan dokumen pemantauan.

5. Mengelakkan rekod berganda, tidak lengkap atau tidak tepat melalui semakan dan kemas kini berkala.

6. Menyokong kawalan dokumen untuk tujuan audit, semakan klien, semakan dalaman dan dokumen tuntutan bayaran.

HASIL KERJA UTAMA

1. Admin / Helpdesk hendaklah memastikan hasil kerja berikut dilaksanakan secara konsisten:

2. CMMS dikemas kini setiap hari dengan status work order dan aduan yang tepat.

3. Laporan dan kemas kini operasi harian disediakan serta dihantar mengikut masa yang ditetapkan.

4. Aduan tertunggak, work order lewat dan isu berulang dipantau serta dimaklumkan kepada Facility Executive.

5. Laporan, dokumen sokongan dan bukti kerja disusun serta difailkan dengan teratur.

6. Facility Executive menerima sokongan pentadbiran, pelaporan dan dokumentasi yang lengkap.

7. Rekod operasi dan dokumen berkaitan klien dikawal dengan baik.

8. Komunikasi dan penyelarasan antara pasukan berjalan dengan lancar dan mempunyai rekod yang jelas.

Pay: RM2,000.00 per month

Benefits:

Additional leave
Cell phone reimbursement
Health insurance
Maternity leave
Opportunities for promotion
Professional development

Education:

Diploma/Advanced Diploma (Preferred)

Experience:

CMMS: 1 year (Preferred)

Work Location: In person

Harta Maintenance Sdn Bhd

Harta Maintenance Sdn Bhd工作机会，紧急招聘中！