特约作者:皮皮子
by Hong Yuan
特约作者:皮皮子
工作期间,总会碰上申请假或公共假期的时候。在这期间,一般上都无法回复邮件和处理公事,所以大部分的人都会设定好auto reply message来通知内部同事和外部的合作对象。从这邮件里,大家都可以了解到:
关于自动回复的邮件,你可以这么写:
1. 设定对象,比如:Dear Sender,
2. 感谢来信(可选),如:Thank you for your email/message 或是 thanks for contacting us.
3. 假期时间和回到岗位的时间
清楚列明你不在岗位上的时间,让对方知道什么时候才能联络上你。
例子:
4. 原因
有些人会在邮件里透露他请假的原因,比如:公共假期、病假、参加研讨会、参加培训等。其中,也是常看到以下的模板,在对应的选项打勾(✔),非常方便且简而易懂。
例子:
___ out of office due to
[ ] Public Holiday
[ ] On Training
[ ] On Biz Trip
[ ] Annual Leave
[ ] Off days replacement
[ ] Plant Shut down
[ ] Medical Leave
5. 告知请假期间无法回复邮件
你可以列明在你放假的期间,你是无法处理公事和回复电邮的。这样才不会让对方白白地浪费时间,等着你的回复。
例子:
6. 让对方知道你回来后会尽快答复
例子:
7. 通知对方事务会稍有延迟并感谢等待
让对方明白在你回到岗位后,你需要时间来处理公事,所以会稍有延迟。这可以让对方判断,如果他的事情是非常紧急的,那么他就不会等你回来才处理,而是尽快联络你的后备负责人。
例子:
8. 紧急事件的联络人
如果碰上紧急事件,对方一般都无法等到你放假回来才处理,所以都建议在邮件里列明可以联络的负责人,包括电话、电子邮件等详情。
例子:
9. 邮件不会自动转发
有些人也是会特别提醒对方他的邮件是不会自动被转发的,需要他自己另外转发给其他负责人。
例子:Please note that your message will not be forwarded.
在职场上,如果你需要请假,都非常鼓励你设定自动回复讯息,让对方知道你在放假期间并不在岗位上,无法处理公事,让对方可以更快采取行动去联络其他人,才不会让事情演变成紧急事件。这是种负责任、有交代和专业的表现,也是保障他人和自己的一种举动。
几分钟就可以设定好的auto reply message,不要以“麻烦、不会”当借口咯!
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