请假期间无法阅读邮件和处理公事? 你可以这样写【Auto Reply Message】!
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请假期间无法阅读邮件和处理公事? 你可以这样写【Auto Reply Message】!

post by Hong Yuan

by Hong Yuan

Feb 26, 2022
发布于 12:44 PM

特约作者:皮皮子

工作期间,总会碰上申请假或公共假期的时候。在这期间,一般上都无法回复邮件和处理公事,所以大部分的人都会设定好auto reply message来通知内部同事和外部的合作对象。从这邮件里,大家都可以了解到:

  • 多长时间你将无法联系到你想要联系的人?
  • 回到岗位的时间?
  • 遇到紧急情况或需要立即帮助时可以联系谁?

关于自动回复的邮件,你可以这么写:

 

1. 设定对象,比如:Dear Sender,
 

2. 感谢来信(可选),如:Thank you for your email/message 或是 thanks for contacting us.

 

3. 假期时间和回到岗位的时间

清楚列明你不在岗位上的时间,让对方知道什么时候才能联络上你。

例子:

  • I will be out of office from ______ to ______
  • I am currently out of office. I will be returning on _____
  • Our office will be closed for the week _____

 

4. 原因
有些人会在邮件里透露他请假的原因,比如:公共假期、病假、参加研讨会、参加培训等。其中,也是常看到以下的模板,在对应的选项打勾(✔),非常方便且简而易懂。

例子:

___ out of office due to

[ ] Public Holiday

[ ] On Training

[ ] On Biz Trip

[ ] Annual Leave

[ ] Off days replacement

[ ] Plant Shut down

[ ] Medical Leave
 

5. 告知请假期间无法回复邮件

你可以列明在你放假的期间,你是无法处理公事和回复电邮的。这样才不会让对方白白地浪费时间,等着你的回复。

例子:

  • I have no/limited access to my email during my absence/away.
  • I will be checking email periodically. (如果你在放假期间还是会回复邮件)

 

6. 让对方知道你回来后会尽快答复
例子:

  • I will review your message following my return on _____
  • I will respond to you as soon as possible upon my return.
     

7. 通知对方事务会稍有延迟并感谢等待

让对方明白在你回到岗位后,你需要时间来处理公事,所以会稍有延迟。这可以让对方判断,如果他的事情是非常紧急的,那么他就不会等你回来才处理,而是尽快联络你的后备负责人。
 

例子:

  • Please do expect delay in my reply/response.
  • Thank you for your understanding.
     

8. 紧急事件的联络人

如果碰上紧急事件,对方一般都无法等到你放假回来才处理,所以都建议在邮件里列明可以联络的负责人,包括电话、电子邮件等详情。

例子:

  • If there is any urgent matters/For urgent matters, please contact _____
  • If you need immediate assistance, please contact ______
  • For any escalation, please refer to _____
     

9. 邮件不会自动转发

有些人也是会特别提醒对方他的邮件是不会自动被转发的,需要他自己另外转发给其他负责人。

例子:Please note that your message will not be forwarded.

 

在职场上,如果你需要请假,都非常鼓励你设定自动回复讯息,让对方知道你在放假期间并不在岗位上,无法处理公事,让对方可以更快采取行动去联络其他人,才不会让事情演变成紧急事件。这是种负责任、有交代和专业的表现,也是保障他人和自己的一种举动。

几分钟就可以设定好的auto reply message,不要以“麻烦、不会”当借口咯!

 

 

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