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邮箱爆满，被乱七八糟的邮件淹没？这套【高效邮箱管理方法】，每位上班族一定要学起来！

by Hong Yuan

Feb 17, 2022

发布于 11:53 AM

特约作者：皮皮子

每天上班打开邮件箱就看到一大堆的新邮件等待处理？开会时突然谈及某个项目，需要找回之前的资料却翻遍了整个邮箱都找不到那一封邮件？又或是处理公事时，突然收到提示被告知邮箱已经满了而无法再接收新讯息？

这些都是你曾遇过的问题吗？上班族一天需要处理的邮件真的太多了，所以学会高效率管理邮箱是极度重要的。可别小看这一点了，分分钟就是因为这个技巧才让你避开加班。

1 - 定时清理邮件

当内部存储配额超支，邮箱爆棚后，我们就无法接受到别人发来的新信息。这时候，你才忙着一一检查和删除邮件可就太迟了！如果碰上紧急时刻，那么就大件事了！这情况绝对会拖慢进度。因此，建议大家都定时整理邮箱，比如：每个月一次，把不需要的邮件都删除了。同时，也养成立马删除不相关或是不重要邮件的习惯，这样可以为你省下整理邮箱的时间。

2 - 把邮件归档

为了让自己能快速的找到资料或相关邮件，建议大家养成把重要邮件归档的好习惯。如此一来，你的邮箱更有条理，在你需要找寻指定资料时也能在短暂的时间内立即挖出资料。同时，也是为了保留重要事项作为依据。白纸黑字在职场上很重要。

你可以在“Archive”文档中建立不同的“子文件夹“，并以不同的项目或内容命名。在每天处理邮件的过程中，凡收到或处理完重要的邮件都立即进行归档，这举动完全不会额外消耗你的时间。

3 - 善用Label、Flag或Pin

图源

善用邮箱里的标记，比如：Outlook里就有颜色标记，你可以把邮件标上颜色，需要指定邮件时能更快速找到。凡是在寻找邮件时，只要锁定指定的颜色标记，就能快速挖到资料。除此，你也可以使用flag，而紧急不容错失的事项你也可以使用置顶功能“pin”。这些都可以使你的邮箱看起来更有条理。

4 - 定时处理

所谓定时处理邮件就是说不要无时无刻都锁定着邮箱，一有邮件发来就停下手边的工作去读邮件。你可以为自己设定一个固定的时间段去回复邮件，这样可以让你更加集中精神去处理手头上的工作。有些人因一直留守着邮箱，一收到邮件就放下手头上做着的事情，着急去处理新任务，后来又花费时间重新整理思绪回归到刚才落下的工作，这样就很浪费时间和消耗集中力了。除非紧急，不然常常处在这循环中可是很消耗时间的。

5 - 能快速解决的不要拖

如果可以立马解决的事情，比如：你已经有资料在手可以立即回复的邮件，就不要拖，立刻处理。这样能让你快速解决待办任务，也养成高效率的行事风格。

6 - 善用filter

邮箱也有筛选功能，其中的Outlook就有：All、Unread、Flagged、Mentioned和Attachment，善用这些功能绝对能帮你省下时间。举个例子，你可以筛选Unread的，就可以看到待读清单；选择Flagged的就能列出你的待办或重要事项。

7 - Sweep Message功能